Informativa sintetica sul trattamento dei dati personali

Consulta l'informativa sul trattamento dei dati personali dell'Associazione Almae Matris Alumni dell'Università di Bologna

 Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – Associazione Almae Matris Alumni (nel prosieguo, anche “Associazione”) dell’Alma Mater Studiorum Università di Bologna, in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, Le fornisce le dovute informazioni in ordine alle finalità e modalità del trattamento dei dati, all’ambito di comunicazione e diffusione degli stessi, nonché alla natura del loro conferimento. Tale informativa è indirizzata sia agli utenti iscritti all’Associazione e registrati al portale Alumni (nel prosieguo anche “Soci” o “Alumni”), sia ai semplici visitatori del sito web https://site.unibo.it/alumni-association/it (“Visitatori”), ma non si estende ai trattamenti effettuati da soggetti terzi in relazione ai dati condivisi, comunicati, diffusi o trasmessi dall’utente tramite link esterni presenti sul sito web www.alumni.unibo.it; rispetto a detti ulteriori trattamenti, l’utente è tenuto a consultare le informative appositamente predisposte dai soggetti che li effettuano. Le forniamo quindi le seguenti informazioni:

1. IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento dei dati è l’Associazione Almae Matris Alumni con sede legale a Bologna, Via Zamboni 33, email: alumni@unibo.it

2. DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Presso il Titolare del trattamento è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 2016/679. Il responsabile della protezione dei dati può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: alumni.privacy@unibo.it

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati e le immagini da Lei forniti attraverso la compilazione on line del form di registrazione all’Associazione presente nel Portale www.alumni.unibo.it nonché la condivisione, la comunicazione e la diffusione sul portale Alumni, inviati tramite email, o altrimenti comunicati o trasmessi durante la navigazione del portale o sul sito web https://site.unibo.it/alumniassociation/it in occasione di adesioni ad iniziative ed eventi saranno trattati dall’Associazione, nei limiti normativamente previsti, al fine di:

a) svolgere le proprie attività istituzionali (il sito e il portale consentono, in via esemplificativa, l’iscrizione degli Alumni, la condivisione, la comunicazione e la diffusione di dati, contenuti e informazioni funzionali al perseguimento degli scopi statutari dell’Associazione e all’esecuzione di obblighi di legge o derivanti da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate), perseguire gli obiettivi di networking degli Alumni (il Portale mira a costruire una rete permanente di contatti tra Alumni dell’Università degli Studi di Bologna che, attraverso la condivisione, la comunicazione e la diffusione spontanea di dati, conoscenze e informazioni, favorisca lo sviluppo di rapporti professionali, sociali e culturali in ogni ambito e luogo, secondo gli scopi statutari dell’Associazione medesima) e fornire agli Alumni, anche tramite comunicazioni elettroniche (SMS, email, messaggistica istantanea sul profilo o notifiche push su applicazione mobile e post mediante i canali social), notizie e informazioni in ordine a contenuti (newsletter, eventi, scadenze, incontri, iniziative, etc.) riconducibili all’Associazione o all’Università degli Studi di Bologna e funzionali al perseguimento delle finalità di cui alla lettera a); realizzare survey e sondaggi per individuare interessi, collaborazioni volontarie e gradimenti sull’attività svolta dall’Associazione; servizi di Mentoring, Helping e Job Search da fornire agli iscritti; pubblicazione sul Portale di informazioni riguardanti gli associati in particolare immagine, posizione lavorativa, curriculum vitae utili per favorire il networking e altre iniziative dell’Associazione; realizzare campagne di fundraising a sostegno dell’Associazione e a sostegno di progetti didattici, di ricerca e di terza missione dell’Alma Mater Studiorum Alma Mater Studiorum Università di Bologna;

b) fornire agli Alumni, previo espresso consenso, tramite comunicazioni elettroniche (SMS, email, messaggistica istantanea sul profilo o notifiche push su applicazione mobile), notizie e informazioni anche a carattere promozionale in ordine a contenuti (pubblicazioni, incontri, eventi, etc.) riconducibili a soggetti diversi dall’Associazione o dall’Università degli Studi di Bologna che hanno in essere rapporti di collaborazione o di affiliazione comunque attinenti agli scopi dell’Associazione medesima.

Tale consenso sarà richiesto in calce alla presente informativa e potrà essere revocato in qualsiasi momento con le modalità di cui al successivo punto 8.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei suoi dati sarà effettuato soltanto previo suo espresso consenso. I dati da lei conferiti saranno trattati anche laddove necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

5. DESTINATARI E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati trattati dall’Associazione non saranno comunque oggetto di diffusione o comunicazione a terzi, se non nei casi previsti dalla presente informativa e/o dalla legge e, in ogni caso, secondo modalità da quest’ultima consentite. I dati degli associati, per il perseguimento dei fini istituzionali come indicati nello Statuo dell’Associazione all’art. 2, punti 2.3 lett. f) e lett. i), punto 2.6 lett. g), saranno comunicati all’Alma Mater Studiorum Università di Bologna, socio promotore e fondatore dell’Associazione, per il perseguimento delle comuni finalità istituzionali come indicate nei rispetti atti statutari. I dati inoltre potranno essere portati a conoscenza di soggetti formalmente designati dall’Associazione (Fondazione Alma Mater in qualità di soggetto che svolge a favore dell’Associazione attività di supporto gestionale, collaboratori, consulenti esterni, fornitori di servizi informatici, etc.) quali responsabili o incaricati del trattamento, nell’ambito delle rispettive funzioni e in conformità alle istruzioni ricevute, soltanto per il conseguimento delle specifiche finalità e modalità di cui alla presente informativa. L’elenco dei soggetti designati, quali responsabili esterni del trattamento, può essere richiesto tramite email all’indirizzo: alumni.privacy@unibo.it I dati personali conferiti potranno essere comunicati a terzi per adempiere ad obblighi di legge, in esecuzione di ordini provenienti da pubbliche autorità a ciò legittimate, ovvero ancora per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. L'Associazione adotterà in tali casi tutte le misure necessarie per vincolare i terzi al rispetto della normativa sulla privacy.

6. CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento per le finalità descritte nell’art. 3 lett. a), è obbligatorio e l'eventuale rifiuto dell’Utente preclude l’iscrizione all’Associazione Almae Matris Alumni dell’Alma Mater Studiorum Università di Bologna. Ė facoltativo il consenso per i dati personali previsto nell’art. 3 lett. b) e relativamente a notizie e informazioni anche a carattere promozionale in ordine a contenuti (pubblicazioni, incontri, eventi, etc.) riconducibili a soggetti diversi dall’Associazione o dall’Alma Mater Studiorum Università di Bologna, comunque attinenti agli scopi dell’Associazione medesima.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

La determinazione del periodo di conservazione dei suoi dati personali risponde al principio di necessità del trattamento. I suoi dati personali verranno quindi conservati per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli scopi riportati nel punto 3 e non oltre la durata del suo rapporto associativo con l’Associazione. I dati relativi al traffico (es. ora e durata della connessione) vengono cancellati o resi anonimi quando non sono più necessari per la trasmissione della comunicazione salvo diverse disposizioni di legge (massimo 12 mesi).

8. TRASFERIMENTO DEI DATI

L’Associazione ha propri server dove vengono conservati in modalità digitali i dati personali degli associati presso:

a) la sede legale della Fondazione Alma Mater (soggetto incaricato della gestione operativa del progetto Alumni);

b) a sede legale della società Graduway (soggetto proprietario del Portale Alumni support@graduway.com)

e non trasferirà i dati in paesi extra Unione Europea in Nazioni ove non siano presenti appositi accordi internazionali o tramite clausole contrattuali standard.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione al trattamento dei suoi dati personali, l’interessato potrà esercitare i diritti qui di seguito riportati, contattando senza particolari formalità l’Associazione all’indirizzo e-mail sopra indicato:

1) chiedere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie di dati personali in questione;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

e) l'esistenza del diritto dell'Interessato di chiedere all’Associazione la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

f) il diritto di proporre reclamo ad un'autorità di controllo;

g) qualora i dati non siano raccolti presso l'Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'Interessato. 

 2) qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o ad un'organizzazione internazionale, l'Interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;

3) richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti, tenuto conto delle finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

4) richiedere la cancellazione dei dati se:

a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

b) l'Interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

c) l'Interessato si oppone al trattamento, se non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto);

d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;

e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere ad un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetta l’Associazione;

f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della Associazione dell'informazione dal database della nostra Associazione.

5) richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’Interessato, quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

a) l'Interessato contesta l'esattezza dei dati personali; in tale caso la limitazione del trattamento (cioè la sospensione dello stesso) potrà avvenire per il periodo necessario alla nostra Associazione per verificare l'esattezza di tali dati personali;

b) il trattamento è illecito (ad esempio perché non è stata fornita all’interessato la previa informativa di legge) e l'Interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali (cioè preferisce che vengano da noi conservati nei ns archivi cartacei e/o informatici) e chiede invece che ne sia come sopra limitato l'utilizzo;

c) benché l’Associazione non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

d) l'Interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi della nostra Associazione rispetto a quelli invocati dall’interessato.

6) ottenere dalla Associazione, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;

7) revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento, ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità, dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

8) ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che riguardano l’Interessato da lui forniti all’Associazione e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte nostra, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa):

a) il trattamento si basi sul consenso dell’Interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’Interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento è necessario,

b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) (complessivo diritto alla c.d. “portabilità”). L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto.

9) non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. A chiarimento vi specifichiamo che noi non operiamo alcun trattamento automatizzato del tipo suddetto;

10) proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (Garante Privacy) o al Tribunale ordinario.

10. MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per esercitare i diritti sopra riportanti potrà rivolgersi al Titolare del trattamento al seguente indirizzo e-mail alumni.privacy@unibo.it. Il Titolare del trattamento è tenuto a fornirle una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

11. EVENTUALI MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

La presente Informativa potrebbe subire variazioni. Si consiglia, quindi, di verificare regolarmente questa Informativa e di riferirsi alla versione più aggiornata.